Kürzlich trafen wir einen potenziellen Kunden, der sich für Field Service Software interessierte. Der Eigentümer des Unternehmens suchte nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und von dem aktuell genutzten, papierbasierten System auf ein System umzusteigen, mit dem sie mehr Zeit für den tatsächlichen Dienst am Kunden hätten und weniger Zeit für administrative Aufgaben rund um diesen Dienst aufbringen müssten.

Gibt es einen einfachen Weg, die Einsätze für eine ganze Woche zu planen? Gibt es eine Möglichkeit, Informationen mit einem mobilen Gerät am Standort des Kunden zu erfassen anstatt die Informationen im Büro eingeben zu müssen? Können die Tageseinsätze analysiert werden, damit ersichtlich wird, welche Teile am häufigsten verwendet wurden und stets auf Lager sein müssen?

Es ist eine der häufigsten Beschwerden: Wie können sich wachsende Unternehmen besser organisieren, um den gesamten Prozess zu verwalten, der auf eine Routinewartung oder eine Serviceanfrage vom Kunden folgt?

Als wir die verschiedenen Optionen durchgingen, beschlossen wir, die 6 entscheidenden Faktoren zusammenzufassen, nach denen wir häufig gefragt werden. Welche Mittel haben Unternehmen, um die zeitaufwendigen manuellen Prozesse des Aussendiensts zu eliminieren und auf ein automatisiertes System umzusteigen, mit dem Effizienz und Genauigkeit gesteigert werden können, und das dem Techniker die Arbeit erleichtert?

Aus unserer Arbeit mit kleinen und grossen Unternehmen konnten wir diese einfache Gleichung ableiten: Zufriedene Kunden = zufriedene Techniker = zufriedene Projektleiter

Und hier kommt unsere Liste mit den 6 entscheidenden Faktoren für Aussendiensttechniker: 

1. Zeitplanung: Planung ist das A und O

Am meisten Kopfschmerzen bereitet den Aussendienstleitern eine effiziente Einsatzplanung der Techniker. Mit der Software sind alle Planungsinformationen zentral verfügbar und können von einer Vielzahl von Mitarbeitern eingesehen werden. Die Projektleiter können die Aufträge über den Tag nachverfolgen und Aktualisierungen können in Echtzeit vorgenommen werden. So ist es den Projektleitern möglich, Techniker für plötzliche Notfälle einzuteilen. Die Techniker können ihre eigenen Pläne für den Tag, die Woche und den Monat nachverfolgen und die Projektleiter erhalten eine Übersicht über die Einsatzplanung, anhand deren sie nachvollziehen können, wie lange ein Einsatz dauern sollte und welche unerwarteten Schwierigkeiten für Verzögerungen sorgen. Die Software erklärt sich quasi von selbst, über die Zuordnung kommt man zu dem richtigen Kunden.

2. Kenntnisse über den Kunden dank Kundenverwaltung

Wie gut kennen Sie Ihre Kunden eigentlich? Mit der Field Service Software können Sie Ihre Kundeninformationen an einem zentralen und sicheren Ort organisieren, von Kontaktinformationen über Wartungshistorie bis hin zu Rechnungen und Zahlungsmoral. Kein planloses Durchblättern von Akten mehr, keine fehlenden Papiere mehr. Ihre Servicetechniker können über ihr Mobiltelefon oder Tablet auf diese Informationen zugreifen. Je mehr Informationen sie haben, desto schneller können sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Noch dazu können sie mühelos relevante Kunden- und Servicedaten und Informationen vor Ort erfassen.

3. Wo ist nur die Zeit geblieben?

Eine der grossen Unbekannten bei der Organisation von Aussendienst-mitarbeitern ist die Zeit. Wie viel Zeit nimmt die Fahrt zum Kunden in Anspruch? Wie viel Zeit nimmt die Arbeit vor Ort in Anspruch? Kann der Techniker schnell anderweitig eingeteilt werden, falls ein Kunde absagt, um das Optimum aus dem Tag herauszuholen? Mit der Field Service Software können Sie mühelos nachverfolgen, wie lange die Fahrt zu den jeweiligen Zielen dauert. Dann können Sie ggf. anhand von Verkehrsmustern die Fahrtzeiten minimieren und die Routen ändern, falls Einsätze gestrichen werden. So behält man die Übersicht über die Dauer der Einsätze und erhält einen Einblick, warum manche Einsätze länger dauern als andere. Dazu verfügen Projektleiter und Angestellte über einen zentralen Ort für die Verwaltung der Tabellen für Arbeitszeit, Urlaub und persönliche Auszeiten sowie Überstunden.

4. Wer hat das richtige Formular?

Die Digitalisierung der Arbeitsaufträge eliminiert den Aufwand der Papierarbeit. Arbeitsaufträge werden mit der Field Service Software automatisiert, damit der gesamte Prozess von der Auftragserstellung bis zur Rechnungsstellung strukturiert bleibt. Arbeitsaufträge umfassen für gewöhnlich ein Minenfeld an Informationen, die, sofern akkurat erfasst und organisiert, den Projektleitern eine genauere Einschätzung von Einsätzen ermöglichen, die häufigsten oder wiederkehrende Probleme verdeutlichen und die Rohdaten für eine Analyse zur Verbesserung der Effizienz liefern. Da die Formulare digitalisiert sind und ausgefüllt werden, während der Einsatz erfolgt, wird auch die Genauigkeit der Daten erhöht.

5. Berichterstellung: Leistung analysieren und Service verbessern

Die Möglichkeiten der Nachverfolgung für Unternehmen mit Aussendienst wurden durch den Umstieg auf Field Service Software revolutioniert. Bei papierbasierten Systemen war es schwierig und zeitaufwendig alle nachverfolgbaren Datenpunkte zu sammeln, um beispielsweise fundiertere Entscheidungen über die Einführung neuer Produkte oder Leistungen zu treffen. Die Nachverfolgung von Daten und Statistiken ist mit der Field Service Software wesentlich einfacher. Die Software macht Muster in Ihren Geschäftsprozessen sichtbar, die Ihnen möglicherweise neue Geschäftschancen eröffnen oder dabei helfen, bestehende Verfahrensweisen zu optimieren.

6. Rechnungsstellung: Kürzere Zahlungszyklen

Zu guter Letzt kommen wir zu der Rechnungsstellung. Mit einer Field Service Software besteht die schnelle Erstellung von Rechnungen basierend auf digitalisierten Arbeitszeittabellen und Arbeitsaufträgen einfach nur aus der Zusammenfassung der Auftragsdetails, der aufgewendeten Zeit und der Kosten. Da all diese Informationen zentralisiert verfügbar sind, ist die Rechnungsstellung für die Buchhaltung wesentlich einfacher.

Diese sind also die 6 entscheidenden Faktoren, die unseren Kunden wichtig waren. Welche weiteren Faktoren sind Ihnen in Ihrem Aussendienstunternehmen untergekommen?

 

Topics: Field Service

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