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Driving Change: 5 Tipps für eine erfolgreiche Software-Einführung

Driving Change: 5 Tipps für eine erfolgreiche Software-Einführung


Wenn Prozesse digitalisiert werden und umfassende Software-Lösungen schwerfällige manuelle und papierbasierte Abläufe ersetzen, ist es entscheidend, die Mitarbeiter auf diesen grundlegenden Wandel vorzubereiten. In der Field-Service-Industrie bedeutet dies oft einen riesigen Sprung. Vor ein paar Wochen haben wir diskutiert, wie Sie Ihre Organisation auf Change vorbereiten. In diesem Blogbeitrag haben unsere erfahrenen Berater fünf praxisorientierte Tipps für das Change-Management zusammengestellt, mit denen Sie sicherstellen, dass neue Field Service Management (FSM) Software-Systeme von Ihren Mitarbeitern gut angenommen werden.

1. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!

Vergessen Sie die Anwender nicht! Auf sie kommt es bei der Einführung einer FSM-Software am meisten an! Je früher Sie Ihr Team auf den Wandel vorbereiten, desto transparenter und nahtloser lässt sich der Wechsel vollziehen. Nach unserer Erfahrung verwenden viele Unternehmen vor der Implementierung enorme Mittel auf die Evaluierung neuer FSM-Lösungen. Für die Schulung und Information der künftigen Software-Nutzer hingegen wird deutlich zu wenig investiert. Bedenken Sie: Die beste digitale Lösung ist nutzlos, wenn niemand weiss, wie man damit umgehen soll.

2. Einen Changemaker bestimmen

Wenn innerhalb eines Unternehmens übergreifende Veränderungen anstehen, ist es zuweilen unklar, wem dabei welche Rolle zukommt. Dieses Problem verschärft sich bei kleineren Firmen, in denen Mitarbeiter oft mehr als eine Funktion ausfüllen. Deshalb ist es wichtig, eine Person zu bestimmen, die für die Kommunikation zuständig ist. Dies könnte ein Projekt-Manager, Application Owner, Product Owner oder ein anderer service-orientierter Mitarbeiter sein, der für die Erstellung eines Zeitplans verantwortlich ist und wichtige Informationen an alle Kollegen weitergibt. Alternativ liessen sich hier auch die Personalabteilung oder das für die interne Kommunikation zuständige Team heranziehen. Denn diese verfügen in der Regel über die grösste Erfahrung in der internen Kommunikation und bei der Einschätzung des Betriebsklimas.

Die ideale Lösung wäre die Benennung eines Change-Managers oder Changemakers, dessen einzige und vordringlichste Aufgabe es ist, den Wandel zu steuern. Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden: Es ist wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern Veränderungen nicht einfach ohne entsprechende Schulung und Anweisungen „aufs Auge drücken“. Wenn Ihr Team nicht hinter den Veränderungen steht, riskieren Sie, dass die Mitarbeiterzufriedenheit nachlässt.

3. Die ersten Eindrücke sind entscheidend

Nur eines ist noch schlechter, als Mitarbeiter ohne Vorbereitung oder Ankündigung mit einer neuen FSM-Lösung zu konfrontieren: eine Lösung, die nicht funktioniert oder keine echten Vorteile bringt. Zahllose Studien haben die positiven Effekte von FSM-Software nachgewiesen. Reaktionen in Echtzeit, der perfekte Überblick, sofortige Erstellung von Berichten und Rechnungen, mehr Gelegenheiten für Up- und Cross-Selling – die vielfältigen Vorteile liegen auf der Hand. Trotzdem erfordert eine derart umfassende Lösung die Integration zahlreicher Schnittstellen zur bestehenden IT-Infrastruktur. Und die Funktionalität dieser Verbindungen muss geprüft werden.

„Wenn sich alle Beteiligten über die Vorteile im Klaren sind, ist der Boden für eine erfolgreiche Implementierung bereitet.“

Techniker müssen beispielsweise nach einem Servicetermin keine Berichte mehr von Hand schreiben. Stattdessen sind mit dem Ende des Besuchs alle Aufgaben erledigt.

Der Entsender erhält einen Echtzeit-Überblick und kann den Technikern per Drag & Drop ganz einfach Aufgaben zuteilen. Damit haben umständliche Excel-Listen ausgedient.

4. Alle mit einbeziehen

Wir sind alle umso aufgeschlossener für neue Konzepte und Ideen, wenn wir darüber gut informiert sind. Das ist bei Mitarbeitern nicht anders. Wer alle Beteiligten bei unternehmensweiten Veränderungen schon in der Frühphase mit einbezieht, steigert die Akzeptanz. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Stellung zu beziehen. Und nehmen Sie das Feedback ernst! Besonders wenn es von jenen Mitarbeitern kommt, die am meisten mit der neuen FSM-Lösung zu tun haben werden.

Je früher notwendige Anpassungen während der Implementierung vorgenommen werden, desto früher ist ein reibungsloser Roll-out gewährleistet. Zögern Sie jedoch zu lange, um potenzielle Probleme zu lösen, gefährden Sie womöglich den gesamten Implementierungsprozess und verzögern den effizienten Software-Einsatz. Probleme lassen sich am besten vermeiden, indem man alle mit einbezieht und sicherstellt, dass jeder mit der neuen Lösung zufrieden ist.

5. Erfolge feiern

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Perspektiven, auf die sie sich freuen können und danken Sie ihnen für ihren Einsatz! Feiern Sie ein erfolgreiches Roll-out Ihrer neuen FSM-Lösung mit einem kleinen oder grösseren Get-together, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie ihre Beiträge, ihr Engagement und die Zusammenarbeit bei Veränderungen im Unternehmen wertschätzen. Das motiviert nicht nur enorm, sondern ist auch eine grossartige Methode, diesen Neuanfang einzuleiten.

Digitalisierung ist schon lange nicht mehr nur ein Thema für die CEOs im Silicon Valley.

Heute betrifft das Thema alle Industrien. Deshalb unser letzter Rat an Sie: Auch wenn Sie gegenwärtig nicht planen, eine FSM-Lösung zu implementieren, wäre es von Vorteil, Ihre Firma schon jetzt auf diese Veränderungen vorzubereiten. Auch wenn Ihre einzige Verbindung zu IT ein Stephen-King-Horrorstreifen sein sollte, ist es für Ihr Unternehmen entscheidend, den Mitbewerbern bei den neuesten Trends der digitalen Transformation immer einen Schritt voraus zu sein. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, Trainings, Schulungen und Messen über die aktuellen Entwicklungen in der digitalen Transformation zu besuchen. Alle Hoffnungen auf den Status quo zu setzen, könnte der Zukunft Ihres Unternehmens sonst einen entscheidenden Schlag verpassen.

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