Ihr Techniker eilt zu einem Servicecall und repariert erfolgreich ein defektes Teil einer Anlage. Idealerweise schreibt der Techniker jetzt seinen Bericht, liefert die Unterlagen im Büro ab, dann wird eine Rechnung erstellt, an den Kunden gesendet und innerhalb weniger Tage geht die Zahlung für die Leistung in Ihrem Unternehmen ein. Bei manuellen Systemen kann sich dieser ideale Ablauf jedoch aus diversen Gründen verzögern. Vielleicht ist die Handschrift des Technikers schlecht zu entziffern, und die Mitarbeiter im Büro müssen ihn erst ausfindig machen, um ihn nach dem endgültigen Preis zu fragen, bevor sie die Rechnung verschicken können. Viele Unternehmen mit manuellen oder papierbasierten System warten lange auf ihre Zahlungen.

Die Möglichkeit, die Rechnungsstellung an den Kunden zu beschleunigen, bewegt viele Unternehmen dazu, auf eine Field Service Software umzusteigen. Als Xograph Healthcare beschloss, die Field Service Software von Coresystems zu verwenden, lag das Hauptaugenmerk dieses Anbieters von medizinischen Geräten auf einer besseren Überwachung der Einkünfte und Ausgaben.

Der Abschied von papierbasierten Systemen

Zuvor verwendete Xograph ein papierbasiertes System zur Berichterstellung, dessen Schwachstellen offen zutage lagen: Nicht selten reichten die Techniker ihre handschriftlichen Unterlagen nach Abschluss eines Auftrags erst mit einiger Verspätung ein. Manchmal gingen die Unterlagen sogar verloren.

„[Unser System] brach immer wieder zusammen und war alles andere als auf dem neuesten Stand. Seine Zeit war einfach vorbei“, erklärt Steve Bray, Finanzmanager bei Xograph. „Wir hatten drei verschiedene Datenbanken, zwischen denen keinerlei Kommunikation herrschte, eine Integration gab es nicht. Die Techniker führten eine Zettelwirtschaft aus handschriftlichen Dokumenten. Uns wurde klar, dass wir ein besseres System brauchten.“

Also machte sich Bray auf die Suche nach einer Lösung für sein Problem. Und fand sie in der Coresystems Field Service Software in Kombination mit SAP Business One. Xograph verfügt jetzt über eine Lösung, die ihre Anforderungen hinsichtlich der Rechnungsstellung und Kostenberichterstellung erfüllt und darüber hinaus von der gesamten Belegschaft, nicht nur dem Aussendienstteam, verwendet werden kann.

Verbesserung der Kostenberichte

Neben der Rechnungsstellung litt bei Xograph auch die Erstellung von Kostenberichten unter dem veralteten System. Das Unternehmen übernimmt die Wartung von Geräten über deren gesamte Lebensdauer hinweg – also für ca. 10 Jahre – und benötigt deshalb eine Aufschlüsselung der Kosten über diese Dauer. Vor der Verwendung der Software für den Aussendienst war es ihnen nicht möglich, die Kosten mit allen relevanten Details über ein Jahrzehnt hinweg zu erfassen. Xograph wusste, dass sich etwas ändern musste, wenn sie sinnvolle und wettbewerbsfähige Preise für ihre Leistungen festsetzen wollten. Ein detaillierter Überblick über alle Ausgabeposten von Einsatzzeiten bis hin zu Ersatzteilen würde dabei für das Verkaufsteam und das gesamte Unternehmen eine grosse Hilfe darstellen.

Dank der Automatisierung des Aussendienstes profitiert Xograph jetzt von den Vorteilen aussagekräftiger Berichte.

„Der Vorteil liegt darin, dass wir uns nun einen Überblick über die einzelnen Kosten [für die Wartung von Geräten] verschaffen können“, sagt Bray.

 

Topics: Field Service

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